3 начина да напишете писмо за жалба до компания

Съдържание:

3 начина да напишете писмо за жалба до компания
3 начина да напишете писмо за жалба до компания

Видео: 3 начина да напишете писмо за жалба до компания

Видео: 3 начина да напишете писмо за жалба до компания
Видео: Жалоба. Кому и как писать 2024, Март
Anonim

Писането на жалба е нещо, което повечето хора ще направят в даден момент от живота си. Ако не сте доволни от продукт или услуга на компанията, обикновено можете да разрешите проблема по взаимноизгоден начин чрез откровено, но учтиво писмо. Писането на жалба не е нито сложно, нито страшно: всичко, което трябва да направите, е да заявите ясно фактите и да поискате разрешение любезно.

стъпки

Метод 1 от 3: Писане на писмо за жалба

Започнете писмо Стъпка 1
Започнете писмо Стъпка 1

Стъпка 1. Изпратете писмото до обслужването на клиенти (SAC)

Когато пишете писмо за жалба, най -добрият шанс за успех е да изпратите писмото до отдела за обслужване на клиенти на компанията или SAC. SAC се използва за разглеждане на жалби и по -вероятно е вашето писмо да бъде анализирано ефективно.

  • Разберете името на мениджъра или директора на SAC и лично изпратете писмото до него. Започнете писмото с Уважаеми г -н, г -жа или госпожица., последвано от името. Ако не знаете името на мениджъра на SAC, просто напишете Уважаеми господине или госпожо.
  • Можете да намерите адреса за обслужване на клиенти на уебсайта на компанията, във всеки от рекламните или рекламните материали на компанията, върху опаковката на продукта или върху етикета.
Започнете писмо Стъпка 5
Започнете писмо Стъпка 5

Стъпка 2. В писмото преминете към точката

Първият ред на писмото трябва ясно да посочва защо пишете и вашата точна жалба. Моля, предоставете възможно най -много уместни факти, включително датата, часа и мястото, където сте закупили или използвали услугата, заедно с всички съответни серийни номера или номера на модела.

  • Получателят на писмото трябва да може да идентифицира причината за писмото за по -малко от пет секунди; затова избягвайте дългите въведения.
  • Можете да дадете повече подробности или да обясните ситуацията в следващия параграф, но първият ред на писмото трябва да подчертае оплакването ви възможно най -кратко.
  • Първото изречение може да бъде следното: „Пиша, за да се оплача от дефектен сешоар, който купих от тази компания на 15 юли в магазина на Rua Um, в Exemplândia.“
Започнете писмо Стъпка 6
Започнете писмо Стъпка 6

Стъпка 3. Бъдете конкретни относно решението, което ще ви удовлетвори

Ако искате подмяна, възстановяване на средства или ремонт на продукта или друга форма на обезщетение, посочете това във втория параграф. Това предотвратява получаването на формуляри или друго писмо за отговор и дава на получателя нещо, с което да работи.

  • Бъдете възможно най -конструктивни в коментарите; предлагайте начини, по които можете да продължите да се свързвате с компанията. Ако поискате възстановяване или друга форма на обезщетение и в същото време покажете, че ще отидете на състезанието, те няма да бъдат насърчавани да се опитват да разрешат проблема.
  • Ако искате компанията да реши по -общ проблем, оставете го и в писмото, но признайте, че такова нещо отнема време.
  • Не заплашвайте да заведете съдебни действия при първи контакт. Това дори може да се окаже единственото решение; Най -добре е обаче първо да изпратите жалбата и да изчакате отговор.
Променете името си в Хавай Стъпка 12
Променете името си в Хавай Стъпка 12

Стъпка 4. Прикачете копия от съответните документи

Те могат да включват разписки, гаранции, чекови копия и, ако е необходимо, снимки или видеоклипове. Цялата документация трябва да бъде включена в писмото.

  • изпращам копия на всяка документация, която искате да включите, а не на оригиналите. По този начин няма шанс никакви документи да се загубят или да бъдат изгубени; освен това може да се наложи да ги дадете на някой друг.
  • Избройте всички документи, включени в писмото. Например: „Приложено е копие от оригиналната разписка, заедно с гаранционното копие и серийния номер на сешоара.“
Справете се с тревожност и депресия Стъпка 5
Справете се с тревожност и депресия Стъпка 5

Стъпка 5. Дайте краен срок за обслужване на клиенти за разрешаване на проблема

Полезно е да посочите точен период, в който искате проблемът да бъде решен. Това ще ви осигури спокойствие и ще помогне по бързото приключване на въпроса.

  • Определянето на краен срок също така ще избегне възможността писмото да се загуби или забрави, което може да доведе до по -голямо смущение и негодувание между вас и компанията.
  • Уверете се, че срокът, който сте определили, е разумен. Обикновено е достатъчна седмица или две, но това варира в зависимост от вашата поръчка.
Напишете писмо за доказване на доход Стъпка 12
Напишете писмо за доказване на доход Стъпка 12

Стъпка 6. Завършете писмото с уважение

Благодарете на получателя за помощта и му кажете как и кога може да се свърже с вас, за да разреши проблема. Това ще направи процеса много по -лесен, като ще донесе по -ефективен резултат за вас.

Кажете сбогом с „Искрено“и името на човека (ако знаете) или „Благодаря предварително“. Избягвайте неформални термини като „Чао“или „Ще се видим по -късно“

Метод 2 от 3: Намиране на правилната форма и тон

Напишете отчет за книга Стъпка 6
Напишете отчет за книга Стъпка 6

Стъпка 1. Бъдете учтиви

Можете да се ядосвате и имате пълно право да бъдете; но грубостта само ще постави получателя в защита. Пишете с уважение и на всяка цена избягвайте да отправяте заплашителни, гневни или саркастични коментари. Не забравяйте, че човекът, който чете писмото, не е пряко отговорен за всичко, което се е случило, и ще бъде много по -пъргав и готов да угоди на учтив клиент, отколкото на ядосан.

  • Компанията, за която пишете, вероятно не е искала да ви вбеси. Повечето компании се интересуват от удовлетворяване на клиента.
  • Ще бъдете много по -успешни, като се отнасяте към получателя като към някой, който иска да ви помогне, вместо да мислите, че той е пълен с лоши намерения.
  • Не пишете, когато сте ядосани. Оставете да напишете писмото, когато сте по -спокойни. Или, ако желаете, напишете писмото, докато пуши, и след това го оставете за ден или два, преди да го изпратите. Шансовете са, че ще искате да преформулирате идеите си на по -малко запалителен език.
Сменете името си в Хавай Стъпка 2
Сменете името си в Хавай Стъпка 2

Стъпка 2. Бъдете кратки

Персоналът на SAC получава стотици писма на ден; така че е от съществено значение да стигнете бързо до въпроса, за да знаят точно с какво си имат работа веднага щом започнат да четат. Ако вашето писмо е твърде дълго или подробно, читателят ще има склонност да сканира съдържанието и ще има неясна представа за проблема или предложеното решение.

  • Избягвайте излишни подробности или мечти.
  • Напишете буква от една страница или около 200 думи.
Напишете реч, представяйки се Стъпка 7
Напишете реч, представяйки се Стъпка 7

Стъпка 3. Бъдете убедителни и силни

Подобно отношение задава правилния тон и дава възможност на компанията да знае, че жалбата ви трябва да бъде взета на сериозно. Това е най -важно в случаите на по -сериозни оплаквания, които могат да имат значителни финансови последици.

  • Да бъдеш силен включва няколко неща, като използвания език, познаване на правата ти и отговорностите на компанията, както и професионалното представяне на писмото.
  • Всичко това предава доверие, което влияе положително на отговора на вашето писмо.
Започнете писмо Стъпка 7
Започнете писмо Стъпка 7

Стъпка 4. Форматирайте писмото чисто и правилно

Както бе споменато по -горе, професионалното форматиране на писмото влияе върху начина на получаване на жалбата. Включете вашето име, адрес и дата в горния десен ъгъл, последвано от името или заглавието на лицето, на което пишете, заедно с адреса на компанията вляво, точно над текста на писмото.

  • Винаги въвеждайте буквата в компютъра, тъй като това улеснява четенето и придава много по -чист вид. Ако трябва да пишете на ръка, направете го с ясен, четлив почерк, без изтривания или петна от мастило.
  • Когато подписвате, оставете празно място под капака, където можете да напишете подписа на ръка. Под това пространство трябва също да въведете името си, така че да се чете лесно.
  • Направете буквата чиста и добре разположена, с параграфи със същия размер.
Напишете предложение за безвъзмездна финансова помощ Стъпка 9
Напишете предложение за безвъзмездна финансова помощ Стъпка 9

Стъпка 5. Проверете правописа и граматиката

Неправилното изписване и граматика влияят отрицателно на получаването на жалбата. Направете проверка на правописа на компютъра си, преди да отпечатате писмото, или накарайте някой да го прочете, преди да го изпратите.

Метод 3 от 3: Следване на процеса

Обогатете се Стъпка 16
Обогатете се Стъпка 16

Стъпка 1. Изчакайте крайния срок да изтече

Бъдете търпеливи и не действайте, докато не изтече срокът, който сте посочили в писмото. Ако сте изтекли крайния срок и все още не сте получили нищо, обадете се по телефона или изпратете имейл, за да проверите дали писмото е получено. Винаги е по -добре да дадете на компанията ползата от съмнението.

Ако все още не сте получили информация за писмото или сте го получили, но решението не е задоволително, отнесете жалбата до длъжностно лице на по-високо ниво

Напишете писмо за доказване на доход Стъпка 8
Напишете писмо за доказване на доход Стъпка 8

Стъпка 2. Потърсете служители по -високо в йерархията

Ако не сте успели с директора на SAC, разберете кой е следващият човек в йерархията и се свържете с тях. Всеки път, когато се изкачвате, от VAC до ръководителя до вицепрезидента до президента, прикачвайте цялата кореспонденция, която сте изпратили към предишните. Това ще поддържа новия служител актуален и много вероятно ще реши проблема по незаведомен начин.

  • Най -добре е да започнете със SAC, преди да отидете направо на върха. Това е така, защото ВАС е по -свикнал да се занимава с този вид жалби и е вероятно всяко писмо, адресирано до президента, така или иначе да бъде изпратено до ВАС.
  • Ако случаят е такъв, служителите на SAC може автоматично да имат лошо впечатление за вас, защото сте се опитали да ги заобиколите.
  • Имайте предвид, че ако напишете писмото до президента или директора, то ще трябва да бъде по-ясно, сбито и добре написано, тъй като получателят няма да знае предварително за инцидента.
Изберете агенция за подбор на персонал Стъпка 11
Изберете агенция за подбор на персонал Стъпка 11

Стъпка 3. Ако искате да заведете дело, консултирайте се с адвокат

Той ще знае как да постъпи. Имайте предвид, че съдебните действия трябва да бъдат последната мярка; предлагането на това в писмото й създава отрицателен тон и пречи на всякакви претенции, които бихте могли да поискате. Това също може да има обратен ефект, ако не падне на вашия блъф.

Съвети

  • Преди да напишете, отделете малко време и помислете за случилото се. Когато сте го обмислили и знаете точно какво искате да поръчате и как го искате, сте готови да напишете писмото.
  • Уверете се, че писмото включва вашето име, адрес, имейл и телефонен номер (дом, работа и мобилен телефон, ако е възможно). Също така, не забравяйте да попитате данните за получателя; по този начин и двамата ще знаят за напредъка по жалбата.
  • Прочетете отново писмото и се уверете, че всичко е изпълнимо, искрено и проверимо.
  • Подаването на писмена жалба има по -силен ефект от имейл, факс или коментар в блог или уебсайт. Повечето компании третират писмените писма с приоритет.
  • Не пишете лоши думи. Запомнете: това, което искате, е компенсация или разрешаване и обидата на получателя няма да доведе до това. Ако искате да използвате по -груб език, избягвайте пасивен глас и използвайте по -директни и описателни думи. Може би сте били шокирани или дори отвратени, думи по -силни от просто разочаровани.
  • Не изпращайте никакви клетвени писма от свидетели. Всъщност, ако смятате, че това може да се окаже в съда, най -добре е не само да пропуснете всички показания на свидетели, но и вашето име. Не забравяйте също, че съдебните разходи са доста високи. Най -доброто нещо в повечето случаи е да потърсите неформално или най -много посредническо споразумение.
  • Ако пишете, за да се оплачете от конкретен човек, ограничете писмото до неговите недостатъци и не омаловажавайте организацията като цяло. Ако пишете, за да се оплачете от фирмена политика, не обиждайте получателя или тази политика. Просто посочете какъв е проблемът и как искате да бъде решен.
  • Някои сайтове, като Reclame Aqui, публикуват своите оплаквания и представят други потребители в същата ситуация по отношение на определена компания.
  • Пазете копия на цялата кореспонденция и датите на изпращане на вашите писма.

Препоръчано: