3 начина да напишете имейл с покана за среща

Съдържание:

3 начина да напишете имейл с покана за среща
3 начина да напишете имейл с покана за среща

Видео: 3 начина да напишете имейл с покана за среща

Видео: 3 начина да напишете имейл с покана за среща
Видео: РАЗМЕНЯМ СИ ЖИВОТА С АЛЕКСЧЕТО ЗА 24 ЧАСА! 2024, Март
Anonim

За да организирате среща, ще трябва да съобщите подробностите на всички участници по ясен и кратък начин. Трябва да кажете кога ще се проведе срещата, къде ще бъде тя и какви въпроси ще бъдат разгледани. Включете бележки, ако срещата се нуждае от подготовка или материали. Използвайте обичайното си имейл или Outlook приложение, просто не забравяйте да включите всички най -важни подробности, за да знаят гостите какво да очакват.

стъпки

Метод 1 от 3: Писане на добра тема

Напишете имейл за покана за среща Стъпка 1
Напишете имейл за покана за среща Стъпка 1

Стъпка 1. Напишете кратка и много подходяща тема с датата и темата, които ще бъдат разгледани на срещата

Поставянето на тези подробности позволява на хората веднага да знаят кога ще бъде срещата и какво ще бъде обхванато в нея, без дори да се налага да отваряте имейла. Например напишете „Среща, 12 август: Нови указания за отчитане“.

Внимание:

ако не поставите темата на срещата, хората вероятно ще отговорят, като попитат дали тя ще бъде насочена към техния отдел или е необходимо присъствие. Предпочитайте да публикувате темата!

Напишете имейл за покана за среща Стъпка 2
Напишете имейл за покана за среща Стъпка 2

Стъпка 2. Поискайте потвърждение за присъствие в темата

Ако трябва да знаете кой ще присъства на срещата, помолете хората да потвърдят, че веднага ще се присъединят към темата на имейла. По този начин те ще знаят, че трябва да отговорят възможно най -бързо, преди дори да отворят имейла. Можете да напишете „петък 06/10 | HR среща - моля потвърдете присъствието.”

Или „Моля, потвърдете присъствието: HR среща на 06/10.“

Напишете имейл за покана за среща Стъпка 3
Напишете имейл за покана за среща Стъпка 3

Стъпка 3. Посочете дали това е спешна среща в темата на имейла

Ако проблемът, който трябва да бъде решен, е спешен или изисква бързи действия и срещата трябва да се проведе незабавно, поставете тази спешност точно в темата на имейла. Например, може да напишете нещо като „Спешна среща | Понеделник, 03/31: Киберсигурност."

Важно е да се спомене, че това е извънредна ситуация и да се посочи какво ще бъде обсъдено на срещата

Напишете имейл за покана за среща Стъпка 4
Напишете имейл за покана за среща Стъпка 4

Стъпка 4. Посочете дали присъствието се изисква или се предлага

Ако работите за голяма компания, някои служители може да не се изискват на всички срещи. Посочете към кой отдел срещата ще бъде от значение по темата или кажете дали получателите трябва да присъстват или не. Например, можете да поставите „Задължителна среща Деп. Маркетинг 6/10“.

Ако срещата не е задължителна, можете да напишете нещо като: „Предложената среща ще се проведе на 06/10. Темата е ефективна изследователска тактика."

Напишете имейл за покана за среща Стъпка 5
Напишете имейл за покана за среща Стъпка 5

Стъпка 5. Напишете всички думи в темата, така че никой да не се обърка

Използването на съкращения може да изглежда като добра идея, но те не са толкова конкретни, колкото цели думи и могат да объркат хората. Например „Att“може да бъде „искрено“или „внимание“, в зависимост от ситуацията.

Добре е да използвате общи съкращения като „RH“, „CFO“или „Wed.“(съкратено сряда)

Метод 2 от 3: Очертаване на тялото на имейла

Напишете имейл за покана за среща Стъпка 6
Напишете имейл за покана за среща Стъпка 6

Стъпка 1. Напишете кратко, приятелско въведение и кратки забележки

Ако работите в голяма компания и все още не познавате всички, представете се. Важно е също така да се добави в това кратко въведение дали хората трябва да носят документи или материали на срещата.

Направете въведение по -лично или свързано с работата. Например „Здравейте на всички в екипа! Развълнуван съм от стартирането на новото шоу следващата седмица!”

Бакшиш:

публикувайте напомняне за това, което хората трябва да донесат или нещата, които трябва да завършат, преди да отидат на срещата. Например „Напомняне: Моля, донесете четири отпечатани копия от актуализирания списък с контакти на доставчика.“

Напишете имейл за покана за среща Стъпка 7
Напишете имейл за покана за среща Стъпка 7

Стъпка 2. Въведете датата и часа на срещата на отделен ред, така че да бъде маркирана

Тъй като тази информация е от съществено значение, за да могат хората да участват в срещата, най -добре е тя да бъде ясна и отделена от останалата част от текста. Разделете два реда отгоре и отдолу и направете текста удебелен.

  • Пример: „6 октомври, от 10:30 до 11:45 часа“.
  • Ако срещата е онлайн, информирайте часовата зона, така че хората по -далеч да не пропуснат срещата поради неправилна комуникация. Поставете „6 октомври, от 10:30 до 11:45 ч. (Източно време).“
Напишете имейл за покана за среща Стъпка 8
Напишете имейл за покана за среща Стъпка 8

Стъпка 3. Поставете местоположението след датата и часа

Направете мястото толкова важно, колкото датата и часа, особено ако срещата ще се проведе на ново, трудно откриваемо място или ако знаете, че някои от гостите не познават добре мястото. Ако срещата е виртуална (независимо дали става въпрос за форум на живо или видео чат), предоставете връзка към форума или видео връзка за лесен достъп.

Когато обяснявате къде е мястото, уверете се, че всичко е подробно. Например: „Моля, присъствайте на събранието в стая 592 в сградата на Тимарен (Av. Faria Lima, 3240). Стая 592 е на второ ниво в сградата. Вземете асансьора на приземния етаж и се качете до 12 -ия етаж и след това използвайте асансьора в южното крило (отляво), за да отидете на 59 -ия етаж

Напишете имейл за покана за среща Стъпка 9
Напишете имейл за покана за среща Стъпка 9

Стъпка 4. Посочете целта на срещата

Уведомете участниците каква е целта на срещата. Краткият график помага на хората да знаят какво трябва да направят преди деня. Можете просто да публикувате темата (например „Актуализация на киберсигурността“) или да публикувате график като следния:

  • 10: 30-10: 45: Споделяне на актуализации на проекта.
  • 10: 45-11: 10: сравняване и избор на жизнеспособни оферти.
  • 11: 10-11: 30: мозъчна атака и стартиране на цели.
Напишете имейл за покана за среща Стъпка 10
Напишете имейл за покана за среща Стъпка 10

Стъпка 5. Прегледайте имейла за коригиране на граматически грешки или неправилна информация

Най -важните неща са датата, часът и мястото на срещата. Трябва да се уверите, че тази информация е вярна! Прегледайте също въвеждането, графика или други раздели, за да се уверите, че сте написали всичко необходимо.

Прочетете имейла на глас, за да сте сигурни, че изреченията са лесни за разбиране и кратки, преди да изпратите

Метод 3 от 3: Използване на Outlook или друго интегрирано приложение за календар

Напишете имейл за покана за среща Стъпка 11
Напишете имейл за покана за среща Стъпка 11

Стъпка 1. Щракнете върху „Нова среща“в раздела „начална страница“в Outlook

Ако вашата компания използва комуникационна база данни с вграден календар, като Outlook, използвайте този инструмент, за да насрочите срещата. Това често е най -добрият начин да се свържете с хората, с които работите.

Ако вашата компания не използва Outlook или нещо подобно, използвайте имейла, предоставен от компанията, за да изпратите поканата за събрание

Напишете имейл за покана за среща Стъпка 12
Напишете имейл за покана за среща Стъпка 12

Стъпка 2. Изберете датата и часа в прозореца „Асистент за планиране“

След създаване на нова среща, прозорецът на календара ще се отвори на екрана. Щракнете върху „Асистент за планиране“и изберете наличната дата и час за срещата.

Проверете дали всички участници ще бъдат на разположение в този ден и час. В зависимост от приложението, което вашата компания използва, може да се наложи да коригирате настройките си за гледане, така че да можете да виждате графика на всеки (в допълнение към вашия собствен)

Напишете имейл за покана за среща Стъпка 13
Напишете имейл за покана за среща Стъпка 13

Стъпка 3. Добавете участници, като въведете имената им или използвате адресната книга

Щракнете върху текстовата лента, за да въведете имена ръчно или превъртете надолу през адресната книга и изберете имена от там. Използвайте функцията „Асистент за планиране“, за да проверите наличността на други хора.

Ако хората не са на разположение, имената им ще бъдат маркирани. Съветникът дори ще покаже препоръки за време, за да приспособи по -добре графика на посетителите

Напишете имейл за покана за среща Стъпка 14
Напишете имейл за покана за среща Стъпка 14

Стъпка 4. Въведете началния и крайния час за срещата

Уверете се, че датата съвпада с тази, която сте избрали по -рано, и щракнете върху бутона на календара, за да направите необходимите промени. Използвайте стрелките надолу вдясно от опциите за час и изберете в колко часа срещата ще започне и в колко часа ще приключи.

Поставянето на последното време е начин за зачитане на времето на хората, защото им помага да знаят какво да очакват и им позволява да планират как ще отидат на срещата или ще се организират във връзка с останалите задачи, които имат през този ден

Напишете имейл за покана за среща Стъпка 15
Напишете имейл за покана за среща Стъпка 15

Стъпка 5. Кликнете върху „Назначения“в раздела „Среща“в горната част на екрана

Когато щракнете, ще бъдете върнати на екрана за общи срещи и ще видите срещата, която току -що сте резервирали. Включете темата, местоположението и други бележки тук.

Ако не виждате срещата си на екрана, върнете се и повторете процеса отново

Напишете имейл за покана за среща Стъпка 16
Напишете имейл за покана за среща Стъпка 16

Стъпка 6. Бъдете конкретни във вашата тема, местоположение и друга подходяща информация

Нека накратко участниците знаят за какво става въпрос на срещата (например „Тестване за предстоящ продукт“). Обяснете добре къде е мястото и дайте указания как да стигнете до него, ако не е обичайно място или е трудно да се намери. Добавете бележки, които са от значение (като например това, което хората трябва да носят).

  • Въведете адреса на местоположението, дори ако смятате, че гостите вече знаят къде се намира.
  • Щракнете върху „изпрати“, когато сте готови.

Бакшиш:

избягвайте да поставяте твърде неясни теми, като „мозъчна атака“, защото това не позволява на хората да знаят със сигурност каква е целта на срещата. Предпочитайте неща като „доставчици на мозъчна атака за новия продукт“

Съвети

  • Прегледайте имейла или поканата и ги оставете възможно най -кратки и ясни.
  • Използвайте професионален и приятелски език.
  • След като приключите с попълването на всичко, върнете се и прегледайте списъка с получатели, за да се уверите, че всички, които трябва да бъдат поканени, са в него.
  • Въведете адреси в реда „bcc:“, ако искате те да не се показват на всички получатели.

Известия

  • Не изпращайте поканата или имейла без дата, час и място, за да не разочаровате хората или да получите потоци от отговори, изискващи тази информация.
  • Не пишете всичко с главни букви, тъй като това се счита за еквивалент на крещене и е непрофесионално.

Препоръчано: