3 начина да напишете доклад за напредъка

Съдържание:

3 начина да напишете доклад за напредъка
3 начина да напишете доклад за напредъка

Видео: 3 начина да напишете доклад за напредъка

Видео: 3 начина да напишете доклад за напредъка
Видео: Дерматоскопия — аппаратный метод диагностики кожных новообразований 2024, Март
Anonim

Докладите за напредъка са от решаващо значение за управлението на проекти, независимо дали става въпрос за дисертация или един от проектите, изпълнявани на работното място. Ще трябва да направите това, за да информирате вашия ръководител, колеги или клиенти в течение за това, върху което работите в момента. Ще трябва да се съсредоточите върху това, което сте постигнали и какво още трябва да направите.

стъпки

Метод 1 от 3: Първи стъпки

Напишете доклад за напредъка Стъпка 1
Напишете доклад за напредъка Стъпка 1

Стъпка 1. Определете целта си в предложението

Има няколко различни причини, поради които някой може да поиска доклад за напредъка. Разбира се, всеки от тях ще бъде написан с цел да разкрие напредъка, постигнат по конкретен проект. Съществуват обаче различни видове предложения, които трябва да бъдат разгледани:

  • Докладът за напредъка на изследователска програма или проект ще бъде малко по-различен от този за проект на работното място. В такъв случай е по -вероятно да се наложи да цитирате информация и е по -малко вероятно да вземете предвид елементи като цена (макар и не винаги).
  • Докладът за работата за клиент ще бъде написан по различен начин, отколкото за началник на работа. Първо трябва да помислите за причините, поради които го пишете.
Напишете доклад за напредъка Стъпка 2
Напишете доклад за напредъка Стъпка 2

Стъпка 2. Помислете за аудиторията

След като определите целта на доклада, трябва да помислите за видовете теми, които получателят трябва да получи. Въпреки че всички доклади за напредъка обикновено включват определени общи данни, важно е да се отбележат конкретни моменти:

  • Как са свързани читателите с проекта? Как резултатът ще им се отрази? Връзката и влиянието ще се различават например между началника и клиента.
  • Помислете какво решение трябва да вземат читателите, след като прочетете доклада за напредъка (каква подкрепа, пари или време ще им е необходимо да инвестират например).
  • Помислете за информацията, която читателите трябва да знаят, за да наблюдават истински и да участват в проекта. Какви технически аспекти ще трябва да знаете? Запознати ли сте вече с техническия жаргон?
Напишете доклад за напредъка Стъпка 3
Напишете доклад за напредъка Стъпка 3

Стъпка 3. Определете най -добрия начин за комуникация с публиката

Докладът за напредъка не е просто писмен документ, който трябва да бъде изпратен на учителя или началника. Тя може да приеме много форми въз основа на необходимото.

  • Докладът за напредъка може да бъде кратък устен доклад на седмични или месечни срещи на екип.
  • Тя може да бъде под формата на случайни имейли до колеги.
  • Тя може да бъде под формата на официални или неофициални бележки, изпратени до надзорните органи.
  • Това все още може да бъде направено като официални доклади до клиенти или държавни агенции.
Напишете доклад за напредъка Стъпка 4
Напишете доклад за напредъка Стъпка 4

Стъпка 4. Говорете с ръководителя

Освен ако преди не сте писали този тип доклад (така че защо бих бил тук?), Важно е да получите възможно най -много насоки от вашите началници. Може да има определен формат, използван от компанията, като в този случай е важно да се спазват съответните правила.

Напишете доклад за напредъка Стъпка 5
Напишете доклад за напредъка Стъпка 5

Стъпка 5. Гледайте тона

Не е необходимо всички доклади да са официални. Всъщност вътрешните доклади, направени до колеги или ръководители, често съдържат по -неформален език. Ето защо е толкова важно да говорите с вашия ръководител за това, което очаквате да намерите.

  • Когато става въпрос за информация, предадена на клиент или правителствена агенция, или дори за теза, която трябва да бъде анализирана от панел, си струва да съгрешим повече от страна на формалността.
  • Независимо от степента на формалност или неформалност, важно е да се процедира по ясен, фокусиран и прозрачен начин.

Метод 2 от 3: Написване на доклада

Напишете доклад за напредъка Стъпка 6
Напишете доклад за напредъка Стъпка 6

Стъпка 1. Решете как искате да представите материала

Когато започнете да пишете доклада, ще определите тона, който трябва да бъде, както и целта си. Сега трябва да определите най -добрата форма (или формуляри), в която да представите тази информация.

  • Можете да изберете да направите списък с теми. Това е ясен начин за представяне на материали, лесен за разглеждане и получаване на необходимата информация. Това обаче може да е малко по-малко формално средство за писане на доклад за напредъка и може да е по-подходящо за бележки, насочени към надзорници и колеги по имейл.
  • Можете също така да включите графики или таблици. Това може да бъде много добре, ако пишете доклад за напредъка по проект, за който искате финансиране, или разкривате защо заслужавате стипендията, която вече сте получили.
Напишете доклад за напредъка Стъпка 7
Напишете доклад за напредъка Стъпка 7

Стъпка 2. Използвайте подраздели

За да напишете добър доклад за напредъка, трябва да сте максимално ясни. Разбиването му на подраздели е чудесен начин за събиране на всички съответни материали.

Включването на подзаглавия в доклада може да стане още по -ясно, тъй като позволява на читателите или аудиторията да знаят какво да очакват от всеки подраздел. Ако има материали, които ги интересуват особено, възможно е те да скочат директно към него

Напишете доклад за напредъка Стъпка 8
Напишете доклад за напредъка Стъпка 8

Стъпка 3. Напишете заглавката

Обикновено тя минава през горната част на хартията, ако се използва страничен формат. Отново, това ще зависи от това какво предпочита компанията или университета, така че не забравяйте да зададете този въпрос, преди да започнете.

Заглавката трябва да включва датата, когато е изпратен докладът, името и заглавието на получателя, името и заглавието на подателя и темата, на която се обръща внимание

Напишете доклад за напредъка Стъпка 9
Напишете доклад за напредъка Стъпка 9

Стъпка 4. Напишете въведението

Този раздел е под заглавката и може да бъде отделен от останалите материали с помощта на курсив. Той предоставя кратък преглед на проекта, обобщаващ състоянието му. Ще можете да установите колко е постигнат напредък и дали вече са постигнати определени цели.

Не забравяйте да включите целта на доклада, да представите проекта и да повторите, че това е актуализация на постигнатия напредък

Напишете доклад за напредъка Стъпка 10
Напишете доклад за напредъка Стъпка 10

Стъпка 5. Напишете основния текст на предложението

Тази част, независимо дали е разделена на раздели и подраздели, е само по -подробна версия на увода. Погледнете информацията, дадена във въведението и се опитайте да я разширите.

  • Посочете задачите, изпълнени след последния доклад и кои от тях все още са в ход.
  • Споменете проблемите, които се срещнаха, въпросите, които трябва да бъдат решени, и решенията на тези пречки.
  • Споменете настъпилите промени и техните причини.
  • Можете също така да включите точки като промени в персонала, трудности при получаване на материали, какви превишаване на разходите са възникнали и забавяне или проблеми със сигурността или технологиите.
Напишете доклад за напредъка Стъпка 11
Напишете доклад за напредъка Стъпка 11

Стъпка 6. Разгледайте какво следва във вашия проект

Макар че той е основно част от основната част на доклада, тук е важно аудиторията да разбере къде отивате с този проект. Не забравяйте да споменете предизвикателства, които могат да повлияят на крайните срокове за изпълнение, бюджета или управленската структура.

  • Наистина трябва да докладвате дали сроковете за приключване са се променили или не.
  • Избягвайте проблеми с цъфтежа за публиката, но няма нужда да ги тревожите излишно или да обещавате това, което не може да бъде доставено.
Напишете доклад за напредъка Стъпка 12
Напишете доклад за напредъка Стъпка 12

Стъпка 7. Включете общия брой отработени часове

Трябва да разкриете колко усилия вие и вашият екип (ако има такива) сте вложили в този проект. Това казва на аудиторията (независимо дали вашият ръководител, вашите клиенти или държавната агенция може да ви финансира), че сте работили усилено.

Метод 3 от 3: Избягване на общи трудности

Напишете доклад за напредъка Стъпка 13
Напишете доклад за напредъка Стъпка 13

Стъпка 1. Придържайте се към темата

Докато се придържате към основите, описани по -горе, ще се оправите. Много е важно да се избягват отклонения към други области, свързани само повърхностно с проекта, колкото и интересни да са те.

Ако вашият проект има за цел да активира отново местна организация с нестопанска цел, например, може да е изкушаващо да се отървете от пътя и да влезете в дискусия за плачевното състояние на финансирането на изкуството, но това не помага да се детайлизира как е напредъкът на проекта

Напишете доклад за напредъка Стъпка 14
Напишете доклад за напредъка Стъпка 14

Стъпка 2. Нека бъде проста

Целта на доклада за напредъка е да покаже постигнатия напредък, без да затрупва публиката с идеи и думи. Всичко, върху което трябва да се съсредоточите, е как върви проектът, върху какво трябва да се работи и какви промени трябва да се направят.

В зависимост от получателя на вашия отчет, може да бъдете ограничени до определен лимит на страниците. Добро правило е да бъдете възможно най -обективни, но не забравяйте да включите цялата подходяща информация

Напишете доклад за напредъка Стъпка 15
Напишете доклад за напредъка Стъпка 15

Стъпка 3. Избягвайте да бъдете твърде неясни

Не забравяйте да дадете конкретни подробности за текущия напредък на проекта. Избягвайте да казвате нещо от рода на „Ние постигаме добър напредък в търсенето на художествено финансиране“, например предпочитаме да кажем „С двете безвъзмездни средства от 5000 R $ от тези различни организации ще имаме само 2 000 R $ за постигане на целта ни от 12 000 RR“.

Напишете доклад за напредъка Стъпка 16
Напишете доклад за напредъка Стъпка 16

Стъпка 4. Пазете се от многословие

Отново вашият доклад трябва да бъде ясен и кратък. Важно е да не претоварвате публиката с излишни думи, които не добавят нищо към крайния резултат. Фрази като „пълна катастрофа“и „замаян успех“например са твърде емоционални и неясни, за да се използват с клиенти или надзорници.

Напишете доклад за напредъка Стъпка 17
Напишете доклад за напредъка Стъпка 17

Стъпка 5. Назовете източниците си

Всяка използвана информация, получена от външен източник, както и графики и данни, трябва да бъдат правилно представени. Можете да добавите допълнителен раздел с източници и справки към отчета си.

Съвети

  • Опитайте се да анализирате стила на вашия ръководител. Възможно е той да има известно предпочитание по отношение на типовете отчети, които предпочита да вижда. Някои искат да видят повече списъци или информация по теми, докато други избират да знаят възможно най -малко, за да продължат напред. Други пък ще предпочетат възможно най -много информация, независимо от това колко страници са необходими.
  • Бъдете конкретни, когато очертавате напредъка, но избягвайте прекалено много думи.

Препоръчано: